Effiziente und effektive Ausrichtung der IKT dank strategischer Informatikplanung

Aufgrund permanenter interner und externer Veränderungen befinden sich die Bedürfnisse einer Organisation hinsichtlich Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) in kontinuierlichem Wandel. Um diesen wechselnden Anforderungen gerecht zu werden und eine zielgerichtete Entwicklung der IKT sicherzustellen, bedarf es sowohl in der Privatwirtschaft als auch in der öffentlichen Verwaltung einer strategischen Informatikplanung (SIP). Diese hilft dabei, verschiedene Einflussfaktoren wie die Unternehmensziele, die Geschäftsstrategie, die Interessen und Bedürfnisse der Stakeholder sowie die Einflüsse des Organisationsumfelds (Kunden, Lieferanten, Konkurrenten, etc.) angemessen zu berücksichtigen und in ein stimmiges Gesamtsystem zu integrieren.

Die Valion AG unterstützte ein Bundesamt bei der Erarbeitung einer SIP. Grundlage dafür bildet in der gesamten Bundesverwaltung die I2Cmethod von ITMC. Obwohl diese Erarbeitungsmethodik sowie insbesondere die diversen Weisungen und Vorgaben in der öffentlichen Verwaltung ein enges Handlungskorsett bilden, lassen sich methodische Aspekte und zentrale Ergebnisse dieses IKT-Strategieprozesses durchaus auch in die Privatwirtschaft ableiten.

Wozu eine strategische Informatikplanung?

Sowohl in öffentlichen als auch privaten Organisationen zeigen sich im Zusammenhang mit der Informatik oft dieselben Problemfelder. Trotz der zentralen Bedeutung in einer zunehmend digitalisierten Welt besteht die Schwierigkeit, dass sie meist als Supportfunktion wahrgenommen wird und es daher sowohl an Ressourcen als auch am notwendigen strategischen Stellenwert mangelt. Die knappe Ressourcenbasis ist nur bedingt auf die Geschäftsstrategie sowie die Bedürfnisse der Fachbereiche abgestimmt, was den wahrgenommenen Return on Investment zusätzlich reduziert. Oftmals fehlen entsprechende prozessuale Instrumente, um die Bedürfnisse der Fachbereiche in die Informatik einfliessen zu lassen und effektive Lösungen in engen Zeitfenstern und mit möglichst geringen finanziellen Mitteln anzubieten.

Um diesen Aspekten Rechnung zu tragen, bestehen für die SIP nach I2Cmethod folgende Planungsgrundsätze:

• Informatik ist ein Werkzeug von strategischer Bedeutung für ein Unternehmen. Die SIP definiert den Handlungsrahmen und schafft ein unternehmensübergreifendes Verständnis der Rolle, Positionierung, Ausrichtung und strategischen Entwicklung der IKT.
• Eine SIP hat alle relevanten Komponenten (bspw. Organisation und Governance, verwendete Technologien oder Datenstrukturen) zu planen, um die effiziente Nutzung der Informatikmittel und eine optimale Unterstützung der Fachbereiche sicherzustellen.
• Die Ergebnisse der Planung sollen optimale Grundlagen zur Nachvollziehbarkeit, Führbarkeit und Anpassungsfähigkeit an neue Situationen schaffen.
• Eine SIP hat für alle in die Umsetzung involvierten Stellen, d.h. Management, Fachbereich und Informatikbereich, den Handlungsrahmen zu definieren.
• Die Resultate einer SIP sollen nahtlos in eine rollende Planung überführt werden können und ein effektives Informatikcontrolling ermöglichen.

SIP in der Bundesverwaltung

Die SIP in der Bundesverwaltung erfolgt entlang eines dreistufigen Planungsprozesses mit den Ebenen Bund, Departement und Verwaltungseinheit mittels I2Cmethod, welche durch die einheitliche Anwendung bundesübergreifende Konsistenz und Konsolidierbarkeit sicherstellen soll. Der Planungsansatz besteht sowohl aus Top-Down als auch Bottom-Up Elementen:

• Top-Down: Die Stufe Bundesverwaltung legt die übergreifenden Schwerpunkte und Rahmenbedingungen fest und die Departemente definieren darauf basierend die konkreten Richtlinien in ihren Verwaltungseinheiten. Zusätzlich bestehen bspw. in Form der Verordnung über die Informatik und Telekommunikation in der Bundesverwaltung (BinfV) sowie in den Teilbereichen Sicherheit, Controlling und insbesondere Architektur sowie Sourcing umfassende Vorgaben, welche bei der Erarbeitung einer SIP und später im IKT Einsatz berücksichtigt werden müssen.
• Bottom-Up: Die spezifische Informatikplanung in den einzelnen Verwaltungseinheiten mit einem Planungshorizont von drei bis fünf Jahren soll die Informatik auf die Bedürfnisse der Fachbereiche ausrichten sowie die effiziente und effektive Unterstützung der Geschäftsprozesse sicherstellen.

Da nicht auf allen Stufen der Bundesverwaltung die gleichen Schwerpunkte gesetzt werden und nicht sämtliche Planungselemente zum Tragen kommen, kann die SIP-Methodik durch den modularen Aufbau an die bestehenden Gegebenheiten und Notwendigkeiten angepasst werden. Über den gesamten Erarbeitungsprozess ist ein frühzeitiger und regelmässiger Einbezug der Führungsebene und der Fachbereiche von entscheidender Bedeutung.

Nachfolgend eine Abbildung der Module und eine Erläuterung der wichtigsten Komponenten:

Abbildung 1: Situations-, Umfeld- und SWOT-Analyse

Diese drei Komponenten bilden das Herzstück und die Ausgangslage für die Erarbeitung der SIP:

• Die Situationsanalyse (A) liefert eine umfassende Sicht der Informatiksituation aus fachlicher, technischer und organisatorischer Sicht. Sie zeigt den erreichten Stand und den Handlungsbedarf aus Sicht der Fachbereiche und der Informatikorganisation für die Bewältigung der erkannten Herausforderungen.
• Mittels einer Umfeld- und Technologieanalyse (B) werden die möglichen Entwicklungen innerhalb und ausserhalb der Organisation betrachtet. Unterschieden werden interne Aspekte, die aus dem Unternehmen selbst stammen; externe Aspekte, die das Unternehmen von aussen beeinflussen; technologische Aspekte, die das Veränderungspotential von technologischen Entwicklungen abschätzen. Diese werden hinsichtlich Relevanz, Eintretenswahrscheinlichkeit möglicher Auswirkungen aus Informatiksicht beurteilt. Hauptquellen für die Umfeldanalyse sind Expertenaussagen, Workshops mit dem Management sowie die Ergebnisse der Situationsanalyse.
• Die SWOT-Analyse (D) – (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) konsolidiert die Erkenntnisse aus Situations- und Umfeldanalyse. Diese bildet die Grundlage für die Entwicklung strategischer Lösungssätze und für die Formulierung einer Basisstrategie.

Basisstrategie und Organisationskonzepte

Die Basisstrategie besteht aus IKT-Grundsätzen und beschreibt, wie die Informatik im Unternehmen positioniert ist, die gesteckten Zielsetzungen unter bestmöglicher Nutzung der Chancen und Stärken erreicht werden sollen und die erwarteten Risiken sowie die bestehenden Schwächen beherrscht werden sollen. Daraus werden die organisatorischen und technischen Basiskonzepte, d.h. die angestrebten Soll-Zustände in den einzelnen Teilbereichen wie Organisation und Governance oder Sicherheit, abgeleitet.

Masterplan

Darin sind die notwendigen Veränderungen zur Erreichung des angestrebten Soll-Zustandes in zeitlicher und sachlicher Hinsicht festgehalten. Dies wird in Form einer Roadmap für die geplanten Initiativen der nächsten 3-5 Jahre dargestellt. Im Sinne der rollenden Planung wird die Zielerreichung und die Aktualität der einzelnen Initiativen in regelmässiger Periodizität geprüft und gegebenenfalls angepasst.

Zusätzlich ist bei der Umsetzung einer strategischen Informatikplanung die übergreifende und effiziente Steuerung des Projekts ein wichtiger Erfolgsfaktor.

Falls auch Sie vor der Herausforderung SIP stehen, unterstützen wir Sie gerne mit unserer langjährigen Expertise bei der Strategieerarbeitung – sowohl im öffentlichen als auch im privatwirtschaftlichen Sektor. Gemeinsam schaffen wir die Basis für eine erfolgsversprechende Ausrichtung Ihrer IKT angesichts der spannenden Herausforderungen und Chancen der technologischen Entwicklungen sowie der Digitalisierung.