Generelle Schlüsselfaktoren für den Projekterfolg
Das erfolgreiche Ergebnis eines Projekts hängt mit vielen verschiedenen Faktoren zusammen. Je komplexer das Projekt, umso spezifischer die einzelnen Voraussetzungen. Doch grundsätzlich müssen unabhängig dessen, ob ein Projekt nach einem klassischen oder einem agilen Vorgehensmodell durchgeführt wird, einige generelle Schlüsselfaktoren berücksichtigt werden – und von diesen handelt der zweite Teil unserer Serie «Xperts in Projektmanagement».
Klären Sie den Auftrag und die Ziele des Projektes
Verschiedene Studien zeigen es: Die Hauptursachen für das Scheitern von Projekten liegen häufig beim Projektstart. Damit dies nicht passiert, muss im Vordergrund jedes Projekts immer die Frage stehen «Was wollen wir mit diesem Projekt erreichen?». Erst wenn sich alle Projektbeteiligten, Auftraggeber und Stakeholder über die Ziele und den Auftrag sowie die zu erarbeitenden Lieferobjekte einig sind, kann das Vorhaben erfolgreich gestartet und durchgeführt werden. Durch die präzise Vereinbarung des Projektauftrages und der Projektziele kann zudem gleichzeitig das Commitment des Auftraggebers, der Projektbeteiligten und der Stakeholder gestärkt werden, und das Projekt erhält die notwendige Unterstützung für eine erfolgreiche Abwicklung. Weiter empfiehlt es sich, beim Projektstart auch das Change Management zu betrachten und in den Projektauftrag einfliessen zu lassen. Denn jedes Projekt kann zu Veränderungen in der Organisation, der Aufgabenteilung, den Prozessen, der Arbeitsweise und damit in der geforderten Verhaltensweise der Mitarbeitenden führen. Diese Veränderungen sind frühzeitig zu antizipieren, damit die Projektergebnisse erfolgreich in den regulären Betrieb überführt werden können.
Unabhängig von den spezifischen Zielen sind die messbaren Zielgrössen Leistung, Kosten und Zeit bei jedem Projekt fundamental und immer wieder anzutreffen. Diese spiegeln sich im sogenannten dynamischen Projektdreieck, auch «Magisches Dreieck» genannt, wieder.
Abbildung 1: Magisches Dreieck
Eine vereinbarte Leistung ist mit einem vereinbarten Budget in einer vereinbarten Zeit zu erbringen. Das Dreieck stellt somit die Korrelation dieser drei Zielgrössen her: Wenn an der Kostenschraube gedreht wird, verändern sich gegebenenfalls die Qualität oder die Funktionalität des Produkts. Wenn der Termin eingehalten werden muss und aus diesem Grund mehr Mitarbeiter eingesetzt werden sollen, steigen die Kosten im Projekt. Es ist deshalb wichtig, dass sich diese Grössen in einem Gleichgewicht befinden. Damit wird auch deutlich, dass die Bereitstellung von ausreichenden Ressourcen (Personal und Geld) sowie Zeit entscheidend ist, um das anstehende Projekt zu planen und erfolgreich abzuwickeln.
Sorgen Sie für das richtige Team und die richtigen Instrumente
Mithilfe der richtigen Instrumentenwahl wird zum einen sichergestellt, dass die Ergebnisse effizient und kostenoptimiert erzielt werden können. Zum anderen wird hier auch die Wahl des Vorgehensmodells für das Projekt gefällt. Diese Wahl beeinflusst wiederum die Projektorganisation, welche einen weiteren wichtigen Erfolgsfaktor darstellt. Damit verbunden ist die Klärung der einzelnen Rollen und der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten. Nebst der richtigen Organisation werden verschiedene Mittel benötigt, um ein Projekt erfolgreich abzuwickeln. Hierzu gehört nicht nur eine ausreichende Menge an Geld und Zeit, sondern auch ein qualifiziertes Projektteam. Bei der Wahl der Projektmitarbeitenden ist darauf zu achten, dass sie die für die Abwicklung des Projektes notwendigen fachlichen Skills mitbringen. Projektarbeit bedeutet immer Teamarbeit, denn die Arbeit in einer Gruppe bringt die notwendigen Synergien mit sich. Verschiedene Aspekte der Teamvielfalt können das Projektergebnis positiv beeinflussen. So profitiert man beispielsweise von der Projekterfahrung von anderen Teammitgliedern, während man selber fachliche Kenntnisse mitbringt, die bei einem anderen Teammitglied weniger stark ausgeprägt sind. Dies zusammen bildet ein Team mit allen erforderlichen Kompetenzen, um hochwertige, komplexe Produkte zu entwickeln und zu pflegen. Schlussendlich müssen an den Schlüsselstellen erfahrene Personen eingesetzt werden, welche sich im Projektmanagement auskennen. Denn: Projektmanagement kann man nur sehr begrenzt erlernen, vieles muss man erfahren, um es zu verstehen.
Werden alle diese Faktoren berücksichtigt, ist ein solider Grundstein für ein erfolgreiches Projektergebnis gelegt. In den nächsten Beiträgen unserer Xperts-Serie werden wir die oben abgebildeten Schüsselfaktoren detaillierter beleuchten und freuen uns darauf, Sie Schritt für Schritt zu Ihrem erfolgreichen Projekt zu begleiten. Folgen Sie uns jetzt auf LinkedIn und verpassen Sie keinen Beitrag darüber!
v.l.n.r.: Corinne Maurer (Partner), Nicole Steiner (Consultant), Charlotte Bachmann (Senior Technical Consultant),
Martina Auf der Maur (Mitarbeiterin Administration), Regula Roth (Consultant)