Sichern Sie den Erfolg mit der richtigen Projektorganisation
Wenn nicht klar ist, welche Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten die einzelnen Projektmitglieder haben, ist ein Projekt von Beginn weg zum Scheitern verurteilt. Entsprechend wichtig ist es, die Projektorganisation und die Rollen der einzelnen Projektmitglieder festzulegen. Dem Aspekt der Projektorganisation kommt eine wachsende Bedeutung zu, da sich die Rollen in den klassischen Projektmethoden doch merklich von denjenigen in den agilen Projektmethoden unterscheiden. Unsere Erfahrung zeigt, dass durch die neuen Rollen in den agilen Herangehensweisen leicht eine Vermischung mit den altbekannten Rollen stattfindet und damit keine klare Abgrenzung bezüglich Zuständigkeit und Verantwortung entstehen kann.
Rollen in der Projektorganisation – klassisch versus agil
In der klassischen und in der agilen Welt unterscheidet sich die Projektorganisation von Grund auf, da beide Methoden unterschiedliche Ansätze und Vorgehensweisen verfolgen und daher unterschiedliche Anforderungen an die einzelnen Projektmitglieder stellen. Nachfolgend zeigen wir Ihnen auf, durch welche Aspekte sich die verschiedenen Rollen der beiden Methoden auszeichnen.
Klassische Projektorganisation
Die klassische Projektorganisation ist geprägt durch klar festgelegte Strukturen und mehrere Hierarchie-Ebenen. In aller Regel konstituiert sich die Organisation aus dem Auftraggeber, dem Projektausschuss, dem Projektleiter sowie einem oder mehreren Projektteams.
Der Auftraggeber ist dabei diejenige Person, welche das Projekt initiiert und in letzter Konsequenz die Verantwortung für das Projekt und das Erreichen der Ziele trägt. Er kümmert sich um die Abstimmung der Projektziele mit den übergeordneten Strategien und Vorgaben, um die Projektressourcen, stellt die finanziellen Mittel für die Umsetzung bereit und leitet den Projektausschuss.
Der Projektausschuss ist ein übergeordnetes Entscheidungsgremium und trägt die strategische Verantwortung für das Projekt. Er trifft die Entscheidung über die Freigabe der einzelnen Projektphasen und ist die höchste Instanz für fachliche und planerische Entscheide im Projekt.
Der Projektleiter ist verantwortlich für die operative Leitung des Projekts. Zu seinen Aufgaben gehören unter anderem die Planung, Koordination, Überwachung, Steuerung und Begleitung des Projektablaufs sowie die Leitung der Sitzungen des Projektteams und externer Gremien. Er ist verantwortlich für die Ergebnisse des Projekts hinsichtlich Kosten, Zeit und Qualität.
Letztlich gehört zur klassischen Organisationsstruktur auch das Projektteam, welches die führende Arbeitsgruppe darstellt und die Lieferobjekte erarbeitet. Das Projektteam setzt sich aus Projektmitarbeitern aus verschiedenen Fachrichtungen zusammen und untersteht dem Projektleiter.
Abbildung 1: Projektorganisation im klassischen Projektmanagement
Agile Projektorganisation
Es gibt verschiedene Ansätze im agilen Projektmanagement. In der gängigsten Methodik Scrum stellen der Product Owner, der Scrum Master sowie das Entwicklungsteam die zentralen Rollen in der Projektorganisation dar.
Die Aufgaben des Product Owners bestehen darin, die Interessen der Kunden und Stakeholder genau zu kennen und konsequent zu vertreten. Wichtig dabei ist es, dass er deren Sicht einnimmt, denn nur so kann er als Bindeglied zu Markt und Kunde agieren. Er trägt somit die Verantwortung für die Wertmaximierung eines Produkts und kümmert sich um die Kosten, Zeit und Qualität. Er hat die Entscheidungskompetenz darüber, was umgesetzt wird.
Der Scrum Master hingegen ist in seiner Rolle als «Coach» verantwortlich dafür, dass alle Teilnehmer ein gemeinsames Verständnis vom agilen Projektmanagement haben und minimiert allfällige Hindernisse sowie Risiken. Er organisiert und moderiert regelmässige Meetings, damit ein steter Abgleich über den Fortschritt des Projekts gemacht werden kann.
Schliesslich rundet das Entwicklungsteam die agile Projektorganisation ab. Dabei handelt es sich um ein selbstorganisierendes, interdisziplinär tätiges Team, welches für die Schätzungen des Backlogs verantwortlich ist und somit die Hauptverantwortung für das Produktinkrement und dessen Qualität trägt. Es entscheidet darüber, wie die Umsetzung erfolgen soll und wer sich um die Umsetzung kümmert.
Nach Scrum wird dem Auftraggeber keine explizite Rolle zugeteilt; meist ist der Product Owner gleichzeitig auch der Auftraggeber. Falls er diese Rolle nicht selber ausführen möchte, kann er sie an eine dritte Person übertragen und wird dadurch selber zum Stakeholder. Er hat somit bei allen Sprint Reviews die Möglichkeit, den Stand des Projekts selber zu prüfen.
Abbildung 2: Projektorganisation im agilen Projektmanagement
Gemischte Projektorganisation
Es gibt Projekte, welche nicht direkt nach der klassischen oder agilen Methodik organisiert sind. Teilweise setzt ein Projekt eine gemischte Projektorganisation voraus, um funktionieren zu können. Insbesondere bei der Mischform gilt es, klare Abgrenzungen innerhalb der Organisation zu schaffen, da man sich im Zweifelsfall an keinem allgemein bekannten Raster orientieren kann. Sämtliche Abmachungen in Bezug auf die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten müssen im Vorfeld klar geregelt sein.
Worauf muss man bei der Wahl der richtigen Projektorganisation achten?
Da mehrere Personen im Projekt involviert sind, ist ein gemeinsames Verständnis über die Rollenverteilung innerhalb des Projekts sehr wichtig. Jede Person bzw. Gruppe muss sich über seine Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten im Klaren sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass die unterschiedlichen Funktionen und Fähigkeiten der Projektmitglieder miteinander abgestimmt funktionieren können. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Arbeiten entweder gar nicht oder doppelt ausgeführt werden und dass sich niemand für das Resultat verantwortlich fühlt. Es entsteht eine Unzufriedenheit innerhalb der Gruppe und somit in der Regel auch ein schlechtes Projektergebnis. Unabhängig davon, ob ein Projekt mit einer klassischen oder einer agilen Methode angegangen wird, gilt schlussendlich folgendes Vorgehen bei der Wahl nach der richtigen Methode:
Wenn Sie diesen Empfehlungen folgen, haben Sie ein klar strukturiertes Modell und jedes Projektmitglied ist sich im Klaren über seine Rolle innerhalb des Projekts. Neben der richtigen Projektorganisation gilt es, die Projektmitglieder so einzuteilen, dass sie ihre Fähigkeiten voll und ganz ausschöpfen können und einander perfekt ergänzen. Auf das Thema «Skills» werden wir im nächsten Beitrag der Serie «Xperts in Projektmanagement» näher eingehen.
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v.l.n.r.: Nicole Steiner (Consultant), Charlotte Bachmann (Senior Technical Consultant), Romy Schnyder (Projektleiter), Regula Roth (Consultant), Martina Auf der Maur (Mitarbeiterin Administration), Corinne Maurer (Partner)