Agiles und klassisches Projektmanagement: Das Beste aus zwei Welten
In den vorangehenden fünf Blogbeiträgen der Serie «Xperts in Projektmanagement» haben wir die wichtigsten Schlüsselfaktoren zur Durchführung erfolgreicher Projekte beleuchtet. So haben wir in Erfahrung gebracht, dass nicht nur die richtige Projektorganisation, klare Ziele oder die Auswahl der richtigen Instrumente eine zentrale Rolle spielen, sondern auch das Commitment sowie die Kompetenzen und Fähigkeiten der Projektmitarbeitenden. Unser Schwerpunkt lag dabei in der Analyse, wie sich das klassische und das agile Projektmanagement in diesen Schlüsselfaktoren voneinander unterscheiden.
Im vorliegenden Blogbeitrag zeigen wir auf, wie wir optimal die Stärken beider Projektmanagement-Ansätze – klassisch und agil – miteinander verbinden und nutzen können.
Agiles Projektmanagement: Lückenschliesser des klassischen Projektmanagements?
Eine nähere Betrachtung des klassischen Projektmanagements hinsichtlich der Schlüsselfaktoren zeigt auf, dass die Wasserfallmodelle einigen Aspekten eine zu wenig ausgeprägte Beachtung schenken. Diese «Schwachpunkte» können besonders bei komplexen Projekten, bei denen der Auftrag zu Beginn noch diffus ist und die Anforderungen erst grob bekannt sind, zu Problemen führen. Aus diesen Schwierigkeiten heraus wurde das agile Projektmanagement entwickelt.
Wo «schwächelt» es beim klassischen Projektmanagement? Wo schliesst das agile Lücken?
Das klassische Projektmanagement sieht wenige Instrumente und Mittel vor, die das Commitment der Stakeholder aktiv fördern. Die Entscheidträger werden formell lediglich im Projektausschuss-Meeting informiert und eingebunden. Das agile Projektmanagement sieht mit seinen standardisierten und institutionalisierten Meetings hingegen einen sehr engen Bezug in das Projekt vor. Im agilen Projektmanagement sind regelmässige Review-Meetings vorgesehen. An diesen Meetings nehmen sowohl alle Projektmitarbeitenden, als auch die Kunden teil. Dies schafft Nähe zum Kunden, was nicht nur das Commitment fördert, sondern auch die Möglichkeit bietet, Ziele, Wünsche und Bedürfnisse des Kunden zu klären. Zudem fliesst das Feedback unmittelbar in die weiteren Arbeiten ein.
Im Weiteren stellt im agilen Projektmanagement der Teamgedanke ein zentrales Element dar. Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement fordert das agile ein Zusammenarbeiten vor Ort, optimalerweise zur gleichen Zeit am gleichen Projekt. Dies fördert den Teamgedanken, was sich wiederum positiv auf das Commitment und die Motivation der Projektmitarbeitenden auswirkt, die Akzeptanz der Lösung steigert und nicht zuletzt leistungsförderlich ist.
An den Teamgedanken und der damit einhergehenden engen örtlichen Zusammenarbeit schliesst sich ein weiteres zentrales Element an, das im agilen Projektmanagement im Vergleich zum klassischen ins Auge sticht: die direkte «Face-to-Face-Kommunikation» durch tägliche Stand-Up-Meetings. Im klassischen Projektmanagement ist diese Face-to-Face-Kommunikation zumeist auf «grosse Treffen» beschränkt. Durch die täglichen Stand-Up-Meetings wird im agilen Projektmanagement ein ständiger Austausch gewährleistet und somit eine unmittelbare Reflektion des Vorgehens. Dies ermöglicht ein rasches Agieren bei Unstimmigkeiten, ein Ableiten von Lösungswegen und unmittelbares Justieren am Vorgehen.
Durch die direkte Face-to-Face-Kommunikation erwächst somit im agilen Projektmanagement eine Feedback-Kultur. Diese wird zusätzlich durch Retrospektiven, die in regelmässigen Abständen durchgeführt werden, nachhaltig kultiviert. Retrospektiven sind Treffen, in denen reflektiert wird, was gut läuft und was verbessert werden kann – eine Methode zur kontinuierlichen Verbesserung. Im klassischen Projektmanagement beschränkt sich eine Reflektion des Projekts zumeist auf Lessons Learned, die am Ende eines Projekts abgeleitet werden.
Das hybride Vorgehen oder «Das Beste aus zwei Welten»
Die genannten Punkte sollen nicht den Eindruck erwecken, dass der alleinige Einsatz agiler Projektmanagement-Methoden die einzige Antwort ist. Wie im letzten Blogbeitrag erläutert, eignen sich nicht alle Projekte gleich gut für agile Ansätze, da agiles Projektmanagement klare Voraussetzungen an die Organisation und die Projektmitarbeitenden stellt. Agile Projektmanagement-Methoden haben ebenso ihre Tücken. Wichtig ist es, mit Sorgfalt zu prüfen, welche Methode für das aktuelle Projekt am besten geeignet ist. Konkret heisst dies, dass vorgängig eine intensive Auseinandersetzung mit bestehenden Projektmanagement-Methoden in Abgleich mit den Anforderungen aus dem Projekt stattfinden sollte. Ein vertieftes Verständnis hilft dabei, die Entscheidung «klassisch» oder «agil» zu fällen und ermöglicht es, sich für ein hybrides Vorgehen, eine Kombination zwischen klassisch und agil, zu entscheiden – oder anders gesagt, das Beste aus zwei Welten zu vereinen.
v.l.n.r.: Nicole Steiner (Consultant), Charlotte Bachmann (Senior Technical Consultant), Romy Schnyder (Projektleiter), Regula Roth (Consultant), Martina Auf der Maur (Mitarbeiterin Administration), Corinne Maurer (Partner)