Den meisten Anwendern sind schon Verbesserungsvorschläge während ihrer Tätigkeiten aufgefallen. Im Alltag begegnet man immer mal wieder Ideen, die man auch – mehrwertstiftend – geschäftlich anwenden könnte. Davon sind möglicherweise einige Ideen mithilfe von API realisierbar. Solche Einfälle von Mitarbeitenden, Projektteams, Anwendern, Entwicklern und anderen sind für das Unternehmen der erste Schritt zu einer Optimierung. Aber wie muss man als Ideengeber eine solche Idee formulieren, damit sie im Unternehmen Gehör findet und schlussendlich auch überzeugt?

Im Bereich API sind Experten aus verschiedenen Fachbereichen und der IT bei der Umsetzung involviert, jede Partei hat dabei eine andere Sicht. Folglich muss man die Idee zielgruppengerecht beschreiben und sie muss auch vor den Stakeholdern bestehen, damit man diese weiterverfolgen kann.

Damit man Einfälle und Ideen in Unternehmen möglichst strukturiert und gut vorbereitet an die entsprechenden Gremien weitergeben kann, haben wir nachfolgende Methodik entwickelt. Sie soll bei der Ideenformulierung helfen, damit man jeden Einfall aufbereiten und prüfen kann.

Ideenformulierung

Abbildung 1: Valion-Methodik zur Ideenformulierung

 

Zur Veranschaulichung der Methodik zeigen wir Ihnen nachfolgend die einzelnen Schritte auf und ergänzen die Beschreibung mit einem Beispiel. Als API Beispiel-Idee wählen wir dazu die folgende: «Wir wollen Daten aus einem Legacy-System anderen Systemen zugänglich machen.». (API ist hier die richtige Lösung.)

Ideenformulierung

Ziele

Zu welchem Geschäftsziel liefert die Idee einen Beitrag? Die Umsetzung einer Idee benötigt Zeit und somit Budget. Über die Zuordnung zu einem Ziel ist eine Quelle für die Finanzierung identifiziert. Ebenso ergibt sich eine Verbindung zur aktuellen Strategie. Und der Beitrag zur Strategieumsetzung kann aufgezeigt werden. Dies zeigt den Mehrwert für das Unternehmen auf.

In unserem Beispiel könnte dies folgende Ziele betreffen: Prozessvereinfachung, kontinuierlicher Verbesserungsprozess, Digitalisierung der Geschäftsprozesse.

Ideenformulierung

Prozesse

Welche Prozesse sind betroffen? Prozesse geben uns Auskunft über involvierte Parteien (Stakeholder), Komplexität und die Tragweite der Idee. Ebenso haben wir weiteren Input für die nachfolgenden Schritte.

Bei unserem Beispiel können grundsätzlich jegliche Geschäftsprozesse betroffen sein, je nachdem, welche Daten zugänglich gemacht werden sollen.

Ideenformulierung

Mehrwert

Was ändert sich dank der Idee gegenüber dem Ist-Zustand? Können die Mitarbeitenden danach besser, effizienter oder einfacher arbeiten? Sinkt oder steigt die Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterzufriedenheit? Müssen andere Objekte angepasst werden? Mit den gesammelten Punkten finden Sie Hinweise auf Hürden, Umsetzbarkeit und Risiken, sowie Gegenargumente für Diskussionen.

Im Beispiel des Legacy-Systems: Während aktuell die Daten durch einen Benutzer für die Weiterverarbeitung manuell aufbereitet werden müssen, kann das Zielsystem mit der Anpassung direkt darauf zugreifen. Weitere Systeme erhalten ebenfalls Zugriff auf diese Daten, ohne dass neue Entwicklungen notwendig sind.

Ideenformulierung

Zeitliche Abhängigkeiten

Welche Auswirkungen hat eine zeitliche Verschiebung im Positiven oder Negativen? Muss die Idee jetzt umgesetzt werden? Gibt es externe Vorgaben? Werden zusätzliche Schulungen von Mitarbeitenden benötigt? Geht Geld verloren, wenn die Umsetzung auf später verschoben wird?

Wenn beispielsweise das Legacy-System in den nächsten 5 Jahren durch ein Projekt abgelöst werden soll, gibt dies den zeitlichen Rahmen für die Umsetzung vor. Bei unserer Methodik sind auch Feedback-Loops möglich. Oftmals ergibt sich beim Durchgehen der Schritte ein Input für einen vorangegangenen Schritt. Wie hier in unserem Beispiel vom Legacy-System: Es entsteht ein Nachtrag zum Punkt «Mehrwert», denn das Ablösesystem kann ebenfalls über das zu entwickelnde API angebunden werden.

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Hürden

Gibt es technologische oder rechtliche Hürden (EU-DSGVO)? Gibt es erwarteten Widerstand seitens Benutzer, Kunden, IT oder Architektur? Gerade diese Punkte sind wichtig, da sie die grössten Herausforderungen für die Umsetzer aufzeigen oder die Idee gar verunmöglichen, sodass  die Ideenformulierung angepasst werden muss.

Im Falle des Legacy-Systems würde es eine Hürde darstellen, wenn im Unternehmen  noch keine API-Plattform existiert. (Wie Sie eine API-Plattform aufbauen können, lesen Sie in diesem Beitrag.)

Ideenformulierung

Veranschaulichung

Wir alle haben spezialisierte Berufe. Damit folgt auch, dass fachfremde Personen unsere Anliegen nicht unbedingt nachvollziehen können. Der aus unserer Sicht schwierigste Punkt ist deshalb, die Idee und deren Potenzial so zu formulieren und präsentieren, dass sie allen Beteiligten nähergebracht werden kann.

Im gewählten Beispiel wäre die folgende Argumentation denkbar: «Wir sparen täglich 5 Minuten Aufwand, die ein Benutzer aktuell noch für das Herunterladen und Aufbereiten von Daten benötigt. Die Benutzer haben weniger Unterbrüche in ihren Aufgaben und können dadurch effizienter und angenehmer arbeiten»

Haben Sie den Mut dazu, Ihre Idee beim Durchgehen dieser Schritte anzupassen. Denn das Ergebnis darf durchaus von der Ursprungsidee abweichen. Zudem müssen die Punkte nicht alleine beantwortet werden, sondern nehmen Sie Personen, die Ihnen beim Beantworten dieser Punkte helfen können, mit ins Boot. Diese sind somit vorinformiert und können zu wertvollen Unterstützern werden. Wir sind überzeugt, dass das strukturierte Vorgehen bei der Ideenformulierung hilft, die tatsächlich mehrwertstiftenden Einfälle zu identifizieren und ideal für die Umsetzung vorzubereiten. Dies stellt den entscheidenden ersten Schritt beim Aufbau eines API-Portfolios und somit des API Managements dar und sollte dementsprechende Aufmerksamkeit erhalten. Unsere API-Experten beraten und begleiten Sie gerne bei diesem und weiteren Schritten im API Management.

 

Wenn Sie gerne mehr über das Thema API Management erfahren möchten, schauen Sie einfach auf unserer Dienstleistungsseite vorbei. Und vergessen Sie nicht, uns auf LinkedIn zu folgen, wenn Sie keine Insights zu APIs verpassen wollen.

Christian Plattner

Christian Plattner

Senior Technical Consultant

 christian.plattner@valion.ch

André Bally

André Bally

Senior Partner

 andre.bally@valion.ch

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