Was macht eine Projektorganisation erfolgreich?
Jährlich kommuniziert der CHAOS Report die prozentuale Verteilung von erfolgreichen und nicht erfolgreichen IT-Projekten. Dabei zeigt die letzte öffentliche Auswertung von 2015, dass 71% der Projekte teilweise (52%) oder nicht (19%) erfolgreich abgeschlossen wurden. Die eher geringe Erfolgsquote von IT-Projekten ist bekannt. Aber welche Faktoren unterscheiden eine erfolgreiche von einer weniger erfolgreichen Projektorganisation und somit Projektdurchführung? Der Report beinhaltet hierzu die Hauptpunkte, welche zum Erfolg oder Scheitern eines IT-Projektes führen. Demgemäss haben wir die Erfolgsfaktoren für Sie kurz und prägnant zusammengefasst:
- Das Miteinbeziehen der Benutzer ist zentral für den Projekterfolg.
- Das Commitment des Managements ist zentral für den Projekterfolg.
- Klare und sich nicht ständig ändernde Anforderungen erhöhen die Erfolgsaussicht eines Projekts.
Aufgaben, Entscheidungskompetenzen und Verantwortlichkeiten sind bekannt
Achten Sie darauf, dass die Rollen in Ihrer Projektorganisation präzise genug beschrieben und ausserdem bekannt sind: Legen Sie fest, welche Rolle für welche Aufgaben und damit Ergebnisse verantwortlich ist. Stellen Sie zudem sicher, dass die Rolleninhaber auch über die notwendigen Entscheidungskompetenzen verfügen. Denken Sie bei der Festlegung der Projektorganisation und der Aufgaben nicht nur an die Spezifikation-, Entwicklungs- und Testing-Aufgaben, sondern auch an alle Aufgaben im Zusammenhang mit der Governance und dem Change Management. Beispielsweise muss auch definiert werden, wer für das Reporting, das organisationale Change Management und die Kommunikation sowie für das Stakeholder-Management verantwortlich ist. Nur so kann man das Commitment des Managements gewinnen.
Entscheide werden transparent kommuniziert
Ein Erfolgsfaktor für eine Projektorganisation ist eindeutig der Umgang mit der Kommunikation rund um die Projekte. Dabei geht es insbesondere auch darum, wie getroffene Entscheidungen weitergegeben werden. Wichtig dabei ist offenes, verständliches und transparentes Kommunizieren. Dies bedeutet konkret:
- Die Entscheidung ist vollständig und unmissverständlich formuliert.
- Die Entscheidung ist begründet.
- Die Ansprechperson für Fragen und Rückmeldungen wird bekannt gegeben.
- Die Kommunikation erfolgt zielgruppengerecht.
Je breiter Verantwortlichkeiten verteilt sind, umso wichtiger wird Transparenz. Auch führt mangelhafte Kommunikation zu «Gärtchendenken» und spiegelt sich auf Zeit in den Kosten und Effektivität von Vorhaben wider. Transparente Kommunikation fördert Vertrauen, und Vertrauen ermöglicht eine funktionierende Fehlerkultur. Eine funktionierende Fehlerkultur fördert wiederum die Transparenz. Ein Engelskreis…
Das Team ist methodisch kompetent
Entscheidend ist auch die Wahl des Vorgehens und der Methodik: klassisch oder agil? Wenn die Anforderungen bereits zu Beginn klar sind und der Rahmen übersichtlich ist, kann man Projekte klassisch durchführen. Erfahrungsgemäss haben grosse, umfangreiche Projekte mit agilen Methoden eine höhere Erfolgswahrscheinlichkeit. Abhängig von der gewählten Methodik müssen die Projektmitarbeitenden nicht nur das fachliche Know-how, sondern auch die methodische Kompetenz mitbringen. Eine gut aufgestellte Projektorganisation ist in der Lage je Projekt das entsprechend optimale Vorgehen zu identifizieren und wählen.
Die Benutzer werden miteinbezogen
Ermöglichen Sie es den Benutzern, ihre Meinung und ihre Anliegen miteinzubringen. Folglich binden Sie die Benutzer mit Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten in die Projektorganisation ein. So gewinnen Sie Erkenntnisse, wie sie ihre System einsetzen und haben die Möglichkeit, deren Erwartungen zu erkennen und zu steuern.
Mit unserer Dienstleistung rund um das Projekt-Coaching stärken wir diese Erfolgsfaktoren und machen Projektleiter und -teams auf mögliche Stolpersteine im Projekt aufmerksam. Dabei agieren wir gerne als Ihr Sparring-Partner, der Sie gleichzeitig auf Projektrisiken aufmerksam macht wie auch in kritischen Projektsituationen aktiv unterstützt.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wollen Sie Ihre Projektorganisation stärken? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder lesen Sie mehr Beiträge rund um unsere Dienstleistungen auf LinkedIn.
