Erste Schritte und Herausforderungen für das Business in der agilen Welt

Die agilen Projekt-Methodiken wie SCRUM, SAFe oder LESS haben sich bei Technologie- und Software-Unternehmen als Standard etabliert. Mittlerweile gibt es kaum mehr einen Softwarelieferanten, der seine Entwicklung nicht mittels Backlogs und Kanban-Boards verwaltet und in kurzen taktierten Zyklen regelmässig Produkt-Inkremente liefert. Die Vorteile dieser Vorgehensweisen sind unter anderem eine reduzierte Time-to-Market, eine grössere Robustheit zu sich stets verändernden Anforderungen und unerwarteten Vorkommnissen, sowie ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Die Agilität kann ihr riesiges Potenzial erst richtig entfalten, wenn die Rahmenbedingungen stimmen. Optimalerweise heisst dies, dass die komplette Organisation agil ist; also nicht nur die IT, sondern auch das Business. Damit eine allesumfassende, agile Mehrwertgenerierungskette entsteht, führt in diesem Fall das gesamte Unternehmen eine weitgehende Transformation durch. In der Schweiz ist dies noch sehr selten der Fall, trotzdem können alle Unternehmen von agilen Werkzeugen und der Zusammenarbeit mit agilen Partnern profitieren.

Ist nur ein Teil der Wertschöpfungskette agil gestaltet, wird die Schnittstelle zwischen den «beiden Welten» zum kritischen Erfolgsfaktor. Häufig liegt diese bei unseren Kunden zwischen der Organisation des Kunden, die klassisch organisiert ist, und dessen (Software-)Lieferanten, der agil arbeitet.

Auf welche Stolpersteine müssen Sie achten, wenn Sie mit einem agil organisierten Lieferanten oder IT-Abteilung zusammen eine Lösung entwickeln?

Wir haben vier Grundvoraussetzungen identifiziert, die zwischen einem chaotischen Projekt und einem Erfolg mit Begeisterungspotenzial stehen:

• Den Produktumfang richtig definieren
• Eine fachliche Führung ermöglichen und führen lassen
• Das Zusammenspiel von Business und IT sicherstellen
• Die richtigen Prozesse und Instrumente etablieren

1) Den Produktumfang richtig definieren

Der Kern Ihrer Vision definiert das MVP (minimum viable product) oder MAP (minimum awesome product). Dabei entscheiden Sie sich bewusst für den Ansatz, nicht ein allesumfassendes System zu bauen. Mit diesem Produkt können Sie möglichst schnell produktiv gehen, um durch Feedback weitere relevante Bedürfnisse zu erkennen. Zusätzlich reduzieren Sie mit einem MVP oder MAP die initiale Komplexität der Entwicklung und erhöhen somit Ihre Erfolgschancen. Anschliessend ermöglicht eine iterative Weiterentwicklung eine kontinuierliche Anpassung an die sich stets verändernden Anforderungen.

2) Eine fachliche Führung ermöglichen und führen lassen

Der Product Owner (PO) nimmt die zentrale und kritischste Rolle in Ihrem agilen Team ein. Er ist für die Stakeholder, Kunden, Entwickler und den Scrum Master verfügbar und informiert diese proaktiv.

• Der PO muss die Produktvision verstehen und vertreten, die Bedürfnisse des Fachs kennen, diese als User Stories formulieren (lassen) und den Entwicklern verständlich zur Umsetzung übergeben können.
• Dazu übernimmt der PO die fachliche Verantwortung für das Produkt und die Priorisierung und muss entsprechend Zeit zur Verfügung haben.
• Der PO muss von der Organisation bevollmächtigt sein, Entscheidungen rund um die Produktentwicklung treffen zu dürfen.
• Der PO muss die planerische Fähigkeit haben, das Product Backlog hinsichtlich Dringlichkeit, Risiko und Nutzen zu ordnen, damit der maximale Kundenmehrwert entsteht.

3) Das Zusammenspiel von Business und IT sicherstellen

Die Kommunikation zwischen dem Business und dem Entwicklungsteam ist ein weiterer Schlüsselfaktor. Trotz agiler Methodik treffen wir oft in Projekten einen verflochtenen Mini-Wasserfallprozess an. Dabei schreibt das Fach Anforderungen, übergibt diese dem Entwicklungsteam und hofft, dass alles gut kommt.

Mit den Refinements bietet jedoch die Agilität eine Austauschs-Plattform zwischen Business und Fach. Jede User Story muss im Refinement so lange besprochen werden, bis das Fach und das Entwicklungsteam dasselbe Verständnis haben. Mittels einfach überprüfbaren Akzeptanzkriterien muss dieses gemeinsame Verständnis in der User Story festgehalten werden. Jeder muss den anderen erklären können, wie die Lösung aussehen wird.

In diesem Prozess sind der mündliche Austausch und die Fragen, die in der Diskussion fast immer auftauchen, das wertvollste Element; wertvoller als viele Spezifikationen. Eine ausführliche Besprechung in dieser Lösungsdesign-Phase reduziert das Risiko von Missverständnissen massiv. Dies führt wiederum dazu, dass die entwickelten Funktionalitäten mit einer viel höheren Wahrscheinlichkeit auf Anhieb den Erwartungen entsprechen.

4) Die richtigen Prozesse und Instrumente etablieren

Agilität ist nicht gleich spontanes Wunschkonzert, was gerade zu tun sei. Frameworks wie SCRUM definieren sehr klare und einfache Prozesse und Rollen. Engagieren Sie einen «Facilitator», das heisst je nach Ausgangslage einen Scrum Master, agilen Coach oder agilen Projektleiter, der vor allem zu Beginn die für das Team notwendige Unterstützung organisiert, Prozesse etabliert und weniger erfahrene Teammitglieder coacht.

• Der Facilitator nimmt als «Enabler» für das Team eine wichtige Rolle ein und sorgt dafür, dass die Grundlagen zur agilen Entwicklung und die Zusammenarbeit mit dem Lieferanten vorliegen.
• Der Facilitator ermöglicht es dem Team, sich auf die tatsächlichen fachlichen und technischen Aufgaben zu fokussieren und behebt für sie alle darum entstehenden Probleme bzw. «Impediments».

Die agilen Frameworks wie SCRUM haben implizite Qualitäts- und Risikosicherungsmechanismen eingebaut. Es ist wichtig, diese von Anfang an zu berücksichtigen, beispielsweise Quality Gates wie die Definition of Ready und Definition of Done sowie Retrospektiven zur kontinuierlichen Verbesserung des Teams.

Wenn Sie diese 4 Grundvoraussetzungen erfüllen, wird nebst eigenen agilen Projekten auch die Zusammenarbeit mit agil arbeitenden Partnern und Lieferanten erfolgreich sein. Sollten Sie vor der Fragestellung stehen, ob eine agile Entwicklung für Sie Sinn macht, wie ein Team aufgebaut wird oder mehr zu den Voraussetzungen wissen möchten, freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme!

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