Wieso schenken Sie dem Change Management keine Beachtung?
Ein Projekt – egal ob dies die Entwicklung und Einführung einer neuen Software, die Entwicklung eines neuen Geschäftsmodells oder die Anpassung der Organisationsstruktur ist – führt immer zu Veränderungen im Unternehmen. Erstaunlich dabei ist, dass die gängigen klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden das organisationale Veränderungsmanagement kaum oder zumindest nicht explizit berücksichtigen. Wir zeigen Ihnen in diesem Blog-Beitrag auf, wie Sie das Projekt- und das Change Management integrieren und damit bessere und nachhaltigere Projekterfolge realisieren können.
Basieren wir die Organisationsentwicklung auf einem ganzheitlichen Systemmodell, dann sind sieben Basisprozesse zu beachten, damit eine Veränderung erfolgreich stattfinden kann. Diese Basisprozesse lassen sich den Phasen des Projektmanagements auf den ersten Blick gut zuordnen:
Abbildung 1: Die sieben Basisprozesse der Organisationsentwicklung (in Anlehnung an B. Lievegoed und F. Glasl)
Auf den zweiten Blick zeigt sich jedoch, dass die Projektmanagement-Methoden insbesondere das Informieren und Einbeziehen der Stakeholder, die Analyse und Konzeption sowie Umsetzung adressieren. Das Aufsetzen eines spezifischen Change Management-Prozesses zur Steuerung der angestrebten Veränderung oder die Identifikation der künftig notwendigen Skills werden dahingegen ebenso wenig explizit erwähnt wie der Umgang mit psychosozialen Aspekten. Es kann zwar attestiert werden, dass die agilen Methoden mit den Daily Meetings und den Retrospektiven einen engen Einbezug der Projektbeteiligten sicherstellen und damit den Umgang mit psychosozialen Aspekten wie Widerstand oder das kontinuierliche Lernen und Einfliessen lassen von gewonnenen Erkenntnissen besser handhaben als die klassischen Methoden. Eine systematische Analyse und Beantwortung der Frage, welche Auswirkungen ein Projekt auf das Unternehmen hat und welche Veränderungen angestrebt werden müssen, betonen aber weder die klassischen noch die agilen Methoden.
Hierbei kann das Modell der sieben Basiselemente, aus denen sich eine Organisation konstituiert, hilfreich sein:
Abbildung 2: Die sieben Basiselemente einer Organisation
Schenken Sie dem Change Management in Ihrem Projekt die notwendige Beachtung, indem Sie zu Beginn nicht lediglich ein Kommunikationskonzept aufsetzen und die Stakeholder abholen, sondern sich im Sinne eines Change Management-Konzeptes bewusst die folgenden Fragen stellen und beantworten:
- Identität: Klären Sie, ob und inwiefern das Projekt die Mission, die Grundwerte und das Image des Unternehmens nach innen und aussen beeinflusst.
- Policy, Strategie, Programme: Prüfen Sie, ob das Projekt eine Anpassung der Strategie oder der langfristigen Programme bedingt und inwiefern das Projekt den Umgang mit Kunden und Lieferanten beeinflusst.
- Struktur der Aufbauorganisation: Definieren Sie, ob das Projekt zu einer Anpassung der heutigen Aufbauorganisation führen muss, damit das Projekt in die Linie eingeführt werden kann.
- Menschen, Gruppen, Klima: Das Verhalten und das Können der Mitarbeitenden gilt als entscheidendes Erfolgskriterium. Projektergebnisse lassen sich nur dann erfolgreich in den Arbeitsalltag überführen, wenn die Mitarbeitenden ihr Verhalten entsprechend anpassen – dies gilt für die Einführung und Anwendung einer neuen Software ebenso wie bei der Einführung eines neuen Geschäftsmodells. Die Haltungen und Einstellungen der Mitarbeitenden sowie die informellen Zusammenhänge und Gruppierungen müssen ebenso bekannt sein wie das künftig erwünschte Verhalten, um die notwendige Verhaltensänderung herbeiführen zu können. Prüfen Sie deshalb, welche Auswirkungen das Projekt auf die psychosozialen Aspekte, das Verhalten und das Können Ihrer Mitarbeitenden hat.
- Einzelfunktionen und Organe: Prüfen Sie, welche Anpassungen an den Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen notwendig sind, damit das Projekt erfolgreich eingeführt werden kann.
- Prozesse und Abläufe: Projekte bedingen in aller Regel die Anpassung der bestehenden Prozesse. Analysieren Sie deshalb frühzeitig, welche Prozesse betroffen sind. Legen Sie die Soll-Prozesse fest und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden.
- Physische Mittel: Prüfen Sie, ob das Projekt neue oder angepasste physische Mittel benötigt – seien dies Instrumente, Maschinen, Räume oder finanzielle Mittel.
Durch die Integration des Change Managements in Ihr Projekt stellen Sie sicher, dass die angestrebten Veränderungen systematisch und konsequent antizipiert werden können. Damit schaffen Sie die Grundlage, um konkrete Massnahmen zu konzipieren und umzusetzen, damit Ihr Projekt erfolgreich umgesetzt und die angestrebten Verbesserungen im Alltag realisiert werden können.
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